Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä

Nimi: Celestial Stars Cheer Team ry (3129212-2)
Osoite: Rajakatu 10-14 A 10, 18100 Heinola
Yhteystiedot: celestialstarsct@gmail.com

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Nimi: Anne Auvinen
Puhelinnumero: +358 40 0862850
Sähköposti: celestialstarsct@gmail.com

3. Rekisterin nimi ja rekisteripalvelu

Jäsenrekisteri.
Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (myClub-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Taikala Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden.

Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
https://www.myclub.fi/tietosuojaseloste-myclub

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Celestial Stars Cheer Team ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen
  • kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Tietojen käsittelyoikeuden saa seuran toimihenkilöt (ml. valmentajat). Tämä perustuu toimihenkilöiden sovittuun yhteistyöhön Celestial Stars Cheer Team ry:n kanssa.

5. Rekisterin sisältö

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Alaikäisen jäsenen osalta
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
    • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot, kuten vaatetilauksiin liittyvät tiedot ja erityisruokavaliot

6. Säännönmukaiset tietolähteet.

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Celestial Stars Cheer Team ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (myClub/Taikala Oy) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsenrekisteriä, laskutusta, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Rekisteristä luovutetaan henkilötietoja ainoastaan rekisterin käyttötarkoituksesta ilmeneville kolmansille tahoille kilpailu-, leiri-, koulutus- tai muun tapahtuman ilmoittautumisten yhteydessä. Tietoja ei luovuteta mainonta- ja markkinointikäyttöön.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tiedot poistetaan jokaisen syyskauden alkaessa, mikäli henkilö ei jatka jäsenenä tai kauden aikana pyydettäessä.

Jäsenrekisteripalveluun sisäänpääsy edellyttää toimihenkilön käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana ovat vahvasti salattu ja vain toimihenkilön omassa tiedossa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkistusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut  jäsensihteeriltä, sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.